Conceptos
Consideramos el lenguaje como algo básico para que un sistema informático se pueda conocer y utilizar de la mejor forma posible.
En Gem3 decidimos hace mucho huir de tecnicismos propios de contables y economistas y usar un lenguaje lo más cercano posible.
Hay que tener en cuenta que gem3 nace para resolver el problema a pequeños comerciantes que tenían tiendas de muebles y electrodomésticos y no conseguían una aplicación que se adaptara bien a ambos sectores.
Con el tiempo decidimos mantener estos conceptos ya que al fin y al cabo ningun concepto, por muy técnico que sea, puede llegar a reflejar todos los aspectos que nosotros queremos que tenga.
Empresa
La empresa es cada una de las personas físicas o jurídicas que se van a controlar con Gem3.
Juntas forman el "Grupo de Empresas".
Gem3 está especialmente diseñado para permitir controlar un grupo de empresas.
Delegación
La delegación es el sitio desde donde se van a realizar actividades en la administración de alguna o todas las empresas del grupo.
Punto de Venta
También conocido como "Estación de trabajo" es un equipo físico o lógico desde donde se van a realizar actividades en la administración de alguna o todas las empresas del grupo.
Su función es determinar el origen de los documentos y establecer diferencias en cuanto a las funcionalidades según qué "punto de venta" estemos usando.
Almacén
Como su propio nombre indica es el lugar donde podemos almacenar artículos.
Se pueden crear tantos como queramos siempre asociados a una determinada empresa.
Artículo
Es cada elemento que podemos comprar, vender, construir.
Puede ser un elemento físico o un servicio. Dentro de uno físico puede estar diferenciado por instanciaciones concretas que denominamos "referencias de catálogo".
Agente
Es cualquier persona que, de alguna forma, participe en la administración o producción de la Empresa.
Cliente
Es la persona física o jurídica con la cual entablamos una relación comercial para adquirir nuestros productos o servicios.
Proveedor
Es la persona física o jurídica que nos provee de algún servicio y/o producto.
Nota
Nota es un presupuesto, documento de venta, de compra, mvto. de almacén, documento de producción... etc.
Sirve para identificar cualquier tipo de venta, ya sea con un albarán de venta o factura de venta, abonos de venta o incluso depósitos.
También cualquier tipo de compra, albarán de compra o factura, abonos de compra.
También movimientos internos de almacén, trasvases.
Por notas entendemos los documentos "reales" de transacciones reales que se han producido.
Las notas de forma general llevan asociada una Empresa, una Delegación, un Punto de Venta y un almacén origen, destino o ambos.
Así como datos de referenciación para el año del ejercicio, la serie de documentación y la fecha.
Además llevan asociado un cliente, en el caso de documentos de venta o un proveedor en el caso de notas de compra.
Y uno o varios artículos, donde se definen cantidades, precio, impuestos, descuentos, etc...
Financiación
La financiación es la información del total de cobro o pago de una nota.
Es decir, si un albarán de venta lleva asociada una financiación supondrá que luego podrá cobrarse.
Recibo
Una financiación lleva asociado uno o varios recibos, que no son más que partes del total que habría que cobrar o pagar.
Este elemento es llamado de forma técnica "efecto"
En una financiación la suma de todos los recibos es igual al total a cobrar o pagar asociado a esa financiación.
Caja
La Caja se define como un contenedor de dinero.
Caja puede ser una caja física en un TPV, un nº de cuenta de banco o una caja fuerte.
Su función es diferenciar los diferentes contenedores de dinero que necesitamos controlar en nuestra empresa.
Banco
El banco hace referencia a una cuenta bancaria en una determinada entidad financiera.
Se puede relacionar con una caja para establecer una relación con los movimientos de caja y con un proveedor para tratar información de pagos de comisiones, etc...
Solicitudes de presupuesto de Venta
Las solicitudes de presupuesto de venta son documentos que nos permiten registrar un posible interés reflejado por un cliente potencial al que damos una determinada información.
La idea es que toda la empresa pueda saber qué se dijo a quién y cuando sobre una posible oferta.
Bienes de Inversión
La compra de bienes de inversión consiste en la generación de documentos de compra donde se ha adquirido un bien de inversión.
Pillado directamente de la agencia tributaria:
Son bienes de inversión los bienes corporales, muebles, semovientes o inmuebles que, por su naturaleza y función, estén normalmente destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación.
No tienen la consideración de bienes de inversión:
Los accesorios, piezas de recambio y ejecuciones de obra para la reparación de bienes de inversión.
Los envases y embalajes, aunque sean susceptibles de reutilización.
Las ropas utilizadas para el trabajo por los sujetos pasivos o su personal.
Cualquier otro bien de valor inferior a 3.005,06 euros.